新时期下企业现代化电子档案管理探析
摘要
关键词
新时期;企业现代化;电子档案管理
正文
引言
随着互联网技术的发展和深入应用,电子档案的整体技术水平得到了非常明显的提升,为许多行业的发展提供了便利条件。然而,受到当前我国在电子档案管理不完善等问题的限制和影响,人们在电子档案技术的研究和开发上投入了大量人力和财力资源,进而提高技术水平,增强其实用性和可靠性。
1企业电子档案管理中的问题
1.1电子文件原始资料的保存
在企业中借助计算机来办公和制作文件是非常普遍的。但是在文件制作完成并打印完后,人们经常忽略了电子文件的保存问题,缺乏严格的保护和处理措施,甚至存在着随意删除和修改的现象,这样一来就使得电子文件原始资料的保存失去了意义。
1.2电子档案的完整性难维护
电子档案材料本身具有着明显的多样性特点,同时其结构也是较为复杂的,在储存中可能会出现信息的缺失问题。电子档案有光盘、磁盘等储存方式。其储存媒介材料本身的化学性质并不是非常稳定,容易出现氧化等问题,进而导致信息资料的混乱和丢失,对企业的发展造成不利影响。
1.3信息安全与保密问题
企业在应用电子档案进行办公的过程中,需要住一起存放位置的不固定性、载体的可转化性、文件内容开放性和可分解性等问题,以免出现电子档案和载体分离的问题,导致电子档案的信息内容被不法分子窃取和盗用。与此同时,计算机漏洞和病毒的存在也对电子档案的储存产生安全威胁,载体在受到病毒入侵的时候可能会导致信息资料出现无法读取和丢失的现象,进而影响系统的正常运转和使用。
1.4电子档案的长期可读性难实现
电子档案中的各项信息和资料是以数字形式储存在载体上,并且电子档案本身的格式根据实际使用情况也有很多种。电子档案需要借助计算机对其中的内容进行还原和格式转换,进而方便人们的阅读和使用。但是互不兼容的计算机和软件生成的电子档案,在信息内容转化和显示过程中会出现异常情况而失去可读性。并且随着技术的升级和更新换代,一些时间较长的电子档案使用新技术也会出现无法解读和显示的问题。因此借助光盘等媒介材料实现电子档案的储存,也无法保证其中信息和资料的永久保存和利用。
2企业电子档案管理措施
2.1电子档案管理的原则
企业在电子档案管理工作中需要始终践行规范性、可靠性、高效性的基本原则。规范性是实现电子化档案信息和资料能够被有效利用的重要条件。要求所有的档案信息按照规定的技术模式、文本格式和标准进行电子化操作,同时尽可能的和国际标准保持一致。对于电子档案管理的可靠性原则,国家相关单位应在制度方面给与科学合理的保障。在电子档案管理的全过程中,需要严格遵循制度规定,及时发现并解决潜在的安全隐患,保证归档文件和储存档案的真实性和有效性,在整理、鉴定和调阅等工作内容上进行严格把关和控制,确保符合规定的流程和要求,同时进行必要备份,避免信息出现丢失和混乱问题。电子档案管理的高效性原则需要根据实际情况,使用最优化的档案信息电子化档案,同时配备经济化、合理化的电子化加工设施,为企业各项档案信息实现电子化提供可靠保障。
2.2规范电子文档
电子文件管理系统中所具有的文件管理功能是根据软件中内设的元数据需求而确定的,因此电子档案的管理工作应加强对软件的研究和应用,制定元数据规范,建立科学化的管理平台。在电子文档一体化管理上确定通用的元数据标准,并配以合理化的标准体系。针对电子档案管理工作中的各项问题,需要在政策规定、信息管理等方面进行充分考虑。标准是随着企业发展和实际需要而一直变化的,必须要进行升级和更新,提高自身的水平和有效性。企业要想在电子档案管理上实现较大的创新和突破,并和世界电子文档一体化进行有效接触,就需要建立一个一元化的技术权威机构,联合多个相关机构进行深入的研究和探索,统一电子文档一体化管理模式,在软件系统的开发方面制定严格的标准和要求,进而满足实际的管理需要,提高管理效率,帮助企业实现进一步的发展和进步。
2.3制定科学有效的信息保护措施
信息安全技术在维护电子档案信息资料的真实性方面发挥着非常关键的作用。电子档案上网后应在入口、传输和使用这三个环节落实保护措施。现阶段,为了避免出现电子档案信息丢失、修改,以及被不法分子盗用等情况,一般会用签署技术、机密技术、安全验证、杀毒软件等进行严格保护。进而确保电子档案信息资料内容的真实性、有效性,同时能够提高电子档案信息资料在传输中的安全和保密程度,防止对其内容的非法访问和修改删除。企业需要严格的落实各项保护措施,并根据自身实际情况对管理技术进行深入创新和研究,提高安全保护水平。
2.4加强计算机软、硬件设施管理
在软件管理工作上,需要寻找电子档案储存的不同渠道和方式,根据实际情况引入先进的计算机刻录设备,利用通用格式的光盘对需要归档处理的电子信息和资料进行储存。与此同时,企业的技术人员还要对管理软件上的安全漏洞进行快速处理,保证防火墙和杀毒软件的开启,及时进行更新和升级,设置合理的档案上传和下载的安全等级、访问权限等。在硬件管理工作上,应针对电子文件和计算技术设备的使用落实有效的完善和改进措施,做好防磁设施的安装,并按照企业的发展需要和资金状况,对服务器和数据库的硬件设施进行升级,使得电子档案信息在保存和传输中具有较高的安全性和可靠性。
结语
综上所述,新时期企业在实际发展过程中,应根据自身的实际情况,结合行业的发展动态,利用现阶段的档案管理工作经验和电子档案的特征,加强对理论和实际设备的研究,并在实践过程中进行有效落实和实施,进而为企业的现代化和可持续发展提供可靠帮助。
参考文献
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